残業時間が半分に！manaby吉祥寺事業所（就労移行支援）のAI活用による支援員のDX実践事例【AI支援さん】

私たちmanaby吉祥寺事業所は、就労移行支援事業所として、武蔵野市を中心に「自分らしく働く」をテーマに支援を行っています。
manabyは全国に約30事業所を展開しており、東京では4事業所目となります。

最大の特色は、在宅での就労支援とITスキル習得に特化している点です。Webデザイン、プログラミング、動画編集など需要の高いITスキルを、個別のペースに合わせてeラーニング形式で学べる環境を提供しています。
利用者様は20代・30代の若い方が多く、特に女性の利用者様が多いのも特徴です。デザインやクリエイティブ分野への関心が高い方が多くいらっしゃいます。また、通所と在宅を柔軟に組み合わせたハイブリッド型支援を積極的に取り入れており、体調や生活リズムが整わない方でも、ご自身のペースで無理なく継続できる訓練を提供しています。

私たちは利用者様との対話を「ダイアログ」と呼んでいますが、これをとても大切にしています。利用者様との面談や、外部の方を交えた会議など、対話の場面を多く設けているんです。
ただ、その反面、面談後の記録作成に多くの時間を取られていました。支援員が1日に4～5名配置されている中で、1人あたり約1時間の残業が発生していたんです。月間で計算すると、事業所全体でトータル40時間ほどの残業時間になっていました。

私は就労支援員として、利用者様の就職活動を一緒にさせていただいているのですが、以前は面談のたびに手書きでノートにメモを取って、後からパソコンで打ち直すという作業をしていました。
月次の振り返り面談、地域の相談支援事業所との連携会議、就職活動の企業訪問、面接練習など、あらゆる面談の記録を手作業で作成していたので、本当に時間がかかっていましたね。

面談中は利用者様のお話を聞きながら、重要なポイントをノートに書き留めていくんです。でも、話を聞くことに集中しすぎるとメモが追いつかないし、メモを取ることに集中しすぎると、利用者様との対話が断片的になってしまう。そのバランスを取るのが難しかったです。
面談が終わった後、ノートのメモを見ながら、記録システムに入力していく作業に毎回30分から1時間かかっていました。
1日に複数の面談があると、それだけで2～3時間は記録作業に費やしていた計算になります。

私はサービス管理責任者として、個別支援計画の作成やモニタリングを担当しているのですが、面談記録が非常に多いんです。特に当事業所は在宅訓練を行っている利用者様が約半数いらっしゃって、週1回の在宅モニタリングが必須になっています。
オンラインで行うこともあれば、来所していただくこともありますが、いずれにしても記録を残さなければならない。私の場合、ほぼ1日中面談をしているような日もあるので、記録作成の負担は本当に大きかったです。

まさにその通りです。私たちは利用者様との「ダイアログ」を大切にしているのに、その対話の内容を記録することに時間を取られて、次の利用者様との面談準備や、企業開拓などの就職支援活動に十分な時間を割けていませんでした。

「AI支援さん」のお話を伺ったとき、会話を録音してAIが自動で文字起こしをして、さらに記録や書類作成に使える形にまとめてくれるという機能に、大きな可能性を感じました。
ただし、正直なところ、最初は不安もありました。私も含めて40代、50代の支援員もいますから、「本当にAIをうまく使いこなせるのだろうか」「AIって聞いたことはあるけど、実際どういうものなんだろう」という感覚はありましたね。

「AI支援さん」の導入にあたって、丁寧に説明をしていただいたことが大きかったです。
そして、実際に現場で使用していく中で、「これは利用者様への支援の質が上がる」と1人1人が感じ始めたんです。そうすると、自然と使用する機会や頻度が増えていきました。

私の場合は、最初に使ってみたとき、「これはすごい」と素直に思いました。面談を録音して、自動で文字起こしされて、しかも要約まですぐに出てくる。面談時間が長い場合は、少し時間がかかることもありますが、本当に早いんです。
表現が微妙なところだけ手直しすれば記録が完成する。これまで1時間かかっていた作業が、10分程度で終わるようになりました。

基本的には、人と人との対話によって、その方のお悩みや就職に対する将来の見込みなどをお話しいただくことに変わりはありません。その上で、「AIを使って記録を取らせていただきますね」とお伝えしたところ、ポジティブなご意見をいただくことが多かったです。
ある利用者様に、事業所でAIを活用していることを伝えると、とても驚かれて「本当に身近にAIが来ているんだなと初めて実感しました」とおっしゃっていました。

そうですね。ChatGPTやGoogleのGeminiといった生成AIを、ご自身のお悩み相談に使っているという利用者様も実際にいらっしゃいます。
そういう方にとっては、支援する側もAIを活用しているということに対して、むしろ先進的で信頼感を持っていただけているようです。

最も大きな変化は「残業時間の削減」です。
導入前は事業所全体で月間で約100時間あった残業が、AI支援さんの導入後は50時間以下になりました。つまり、半分以下に削減できたんです。
費用対効果という観点で見ても、AI支援さんの利用料は月額1万円から2万円程度ですが、削減できた残業代を計算すると、仮に時給2,000円で計算すると月10万円ほどのコスト削減効果があります。

私自身の実感としても、業務の負担が大きく軽減されました。これまでノートにメモを取って後から入力していた作業がほぼなくなったので、その分の時間を利用者様と対話したり、向き合う時間に使えるようになりました。
精神的にも余裕ができて、丁寧に利用者様に向き合える心の余裕が生まれたのは大きいですね。

はい。実は導入時と比べて、今は利用者数が倍近くに増えているんです。
本来ならもっと大変なはずなのに、「AI支援さん」のおかげで業務の負担を軽減できています。正直、AI支援さんを使っていなかったら、この人数には対応できなかったと思います。

最も大きな変化は、利用者様との対話に集中できるようになったことです。以前は手元の資料を見ながら、メモを取りながら話を聞いていたので、どうしてもメモを取ることに意識が向いてしまい、会話が断片的になることがありました。
でも今は、利用者様の言葉や表情、言動にしっかり集中できます。後で記録は技術的にまとめればいいと分かっているので、その場では対話そのものに集中できる。
利用者様も、私たちがしっかり向き合ってお話を聞いていることを感じ取ってくださって、安心してお話をしてくださっているように感じます。

就労支援員の立場から言うと、記録作成の時間が短縮されたことで、利用者様の就労条件や特性と、企業の環境や業務内容がマッチングするかを考える時間が取れるようになりました。
企業に出向いて企業見学や説明会に参加する時間も作れるようになりました。以前は事務所内の記録作業に時間を取られて外に出られなかったので、これは就職活動支援において本当に大きな変化です。
面接練習や、利用者様と一緒に企業を訪問する時間も物理的に作れるようになりました。

面談記録が非常に多い中で、記録作成の気持ちの負担が大きく軽減されたことを全員が感じていると思います。
聞き取りながら記録を作ることもありますが、後から見直したいときに、「AI支援さん」がきれいに要約してくれているので、非常に役立っています。

スタッフ間の情報共有もやりやすくなったと思います。
スタッフミーティングでは1日1時間ほど「この利用者様にはどういうアプローチで支援していくか」を話し合います。
全てを詳しく説明する時間はないのですが、ポイントだけ伝えて「詳しくはAI支援さんの記録を読んでおいてください」で済むようになりました。要約がしっかりできているので、みんなが読めば分かる内容になっているんです。
共有の時間を短縮し、支援方針の議論の時間を確保できるようになったと感じています。

記録の質が上がったことで、スタッフ全員が利用者様の状況をより正確に把握できるようになりました。
これは支援の一貫性を保つ上でも、とても重要なことです。

正直なところ、私はまだAI支援さんの機能を十分に使いこなせていないと感じています。面談の録音と文字起こし、要約の機能は活用できているのですが、書類作成のためにデータを入れたり、プロンプトを調整したりする部分は、まだ習得できていません。
もう少し時間を取って、使い方を学ぶ必要があると思っています。

ありがとうございます。ぜひお願いします。
私たち自身がAIの使い方を学ばないと、AIの強みを十分に引き出せないので、実践的なところを助けていただきたいです。

今後の要望として、「この利用者様にはどう支援したらいいか」といったアドバイスがもらえるような機能があるといいなと思っています。

それは楽しみです。AI支援さんの今後の進化に期待しています！

「AI支援さん」の導入によって、私たちの働き方は大きく変わりました。残業時間が半減し、費用対効果も明確に出ています。月額1～2万円の投資で、月10万円程度のコスト削減効果がありました。
でも、それ以上に大きいのは、利用者様との対話に集中できる環境が整ったことです。記録作成に追われることなく、本来やりたかった支援に時間を使えるようになりました。
支援の質が上がったことで、利用者様からも「吉祥寺事業所に通所したい、訓練を受けたい」という声を多くいただいています。
今後も支援現場での適切なAIの使い方を学び、実践に繋げていきたいです。